BTC $7963.77 -1.61%
ETH $174.47 -1.66%
XRP $0.292702 -1.94%
show
show
Взгляд в цифровое будущее

ПО для ведения проектов. Как организовать работу и навести порядок в цифровую эпоху

09 Октября 2019 11:59, UTC
ПО для ведения проектов. Как организовать работу и навести порядок в цифровую эпоху
Максим ЮДИН

Программы для управления проектами выстраивают работу команды и следят за эффективностью. Некоторым установка софта позволила заработать лишние миллионы, а кто-то так и не справился с управлением и вернулся к привычному Excel. Bitnewstoday разобрался, какие разработки есть на рынке и каким производителям отдают предпочтение пользователи.

Современные офисы, коворкинги и креативные пространства нельзя представить без планерок и летучек. На досках налеплены цветные стикеры, а в переговорах кто-то фанатично рассказывает про AGILE. В конце опен спейса какой-нибудь аналитик или программист с 30-летним стажем так и не понимает, почему ему не дают работать и снова зовут на спринт. Несмотря на недостатки, гибкий подход к организации работы выбирают все больше компаний. Для оптимизации рабочего дня и повышения эффективности сотрудников на рынке появились десятки облачных сервисов и коробочных программ, которые организуют работу так, чтобы компания зарабатывала больше денег без увеличения штата и других расходов.

Следует оговориться, что ни одна программа не превратит плохо работающую систему в прибыльный бизнес. У нее такой цели и нет. Чаще всего задачи проще: не запутаться в делах, выставить приоритеты, напомнить о приближающихся дедлайнах. В крупных компаниях таск-менеджеры помогают сократить время на постановку задач и обратную связь. Руководитель видит, на каком этапе задача, а исполнитель видит, что это видит руководитель, что для некоторых само по себе стимул не затягивать и закрыть ее быстрее.

Комментирует Шон ПУР, сооснователь SellMax:


«Мы делали так много вещей одновременно, и я буквально сходил с ума, думая обо всем, что нам нужно было сделать. Я решил, что должен стать более организованным, и мои исследования привели к вышеупомянутым компаниям (Трелло и Slack. — М. Ю.)».

Раньше системами управления проектами пользовались IT-компании, сейчас целевая аудитория расширилась. Программ множество, а мнений относительно лучшей — еще больше. Чтобы не запутаться и выбирать не из сотен, а хотя бы из десяти, следует ориентироваться на следующие критерии выбора.

  • Стоимость. Цена начинается с нуля и доходит до тысяч долларов в зависимости от количества пользователей и типа договора (аренда или покупка бессрочной лицензии).
  • Визуализация. Графики, воронки и диаграммы Ганта доступны не везде. Если это важно, лучше уточнить.
  • Совместимость с CRM и другими продуктами. Или хотя бы возможность выгрузки в Excel.
  • Удобство. Субъективная оценка, которая все же часто совпадает у большинства людей. Здесь можно ориентироваться как на отзывы и рейтинги, так и на собственное ощущение от пользования программами. Почти у всех есть бесплатный деморежим.
  • Баланс между функциональностью и перегруженностью. Зачем брать софт втридорога, если 70% от его функционала никогда не понадобится? Тут есть над чем задуматься.
  • Возможность дорабатывать ПО (открытый исходный код).
  • Возможность работы без Интернета.
  • Наличие приложений для мобильных телефонов.
  • Наличие нужного языка и техподдержки на нем.

Ниже обзор популярных таск-менеджеров. Они лидируют не во всех обзорах, но часто они в топе.

Битрикс24

Самая популярная в России система для управления проектами. В отличие от некоторых конкурентов внутри, Битрикс24 уже есть готовая CRM-система, поэтому ее используют для создания воронки продаж и отслеживания эффективности всей цепочки: от холодного звонка до сделки. Продукт часто обвиняют в громоздкости и медленной работе. Там, где достаточно нажать три кнопки, в Б24 сделано так, что нужно щелкнуть мышкой пять раз. В элементах программы множество детализированных форм и объектов.

Отзыв Павла ЛИСОВСКОГО, генерального директора ADA Россия:


«Битрикс24 — хорошая система, но медленная. Есть важные вещи, которые совсем не реализованы. Например, в счет нельзя включить графу „суммарный вес товаров в заказе“. Или нельзя скачать счет в .xls. Счет в формате Excel для ручной правки — что может быть очевиднее? Менеджеров, особенно новых, немного напрягает большое количество действий для создания сделок. Очень много лишний кликов — их точно можно уменьшить. Cкорость работы — здесь тоже, мягко скажем, есть к чему стремиться.

Также есть и проблемы с Б24 — система стала очень сложная и громоздкая. При этом еще и с узкими местами. Но такого, чтобы нам чего-то катастрофически не хватало, нет. Однако хотелось бы более плотной интеграции с банками, чтобы можно было наполнять сделки фактическими банковскими проводками. Не хватает нормальной себестоимости товаров. И недостаточно функционала для человеческого расчета аренды».

Asana

Онлайн-сервис с возможность установки на IOS и Android. Визуализация и UX/UI по сравнению с конкурентами выполнены не на высоте, но функционала более чем достаточно. Легко ставить задачи, назначать наблюдателей, ответственных, настраивать оповещение. Удобно прикреплять файлы и группировать задачи. Асана не так давно обновила дизайн, но все равно остается ощущение, что это отставшая от своего времени программа. Кроме командных задач, Асану можно использовать и для личных целей, закрыв доступ всем остальным. Это один из популярнейших в мире таск-трекеров, комментарий о котором оставил Игорь МИТИЧ, сооснователь fortunly.com:


«Мы используем Асану в качестве основного инструмента управления проектами. У нас небольшая команда, и мы должны измерять и контролировать нашу рабочую нагрузку, чтобы успешно вести наш бизнес. Проще говоря, многие из нас выполняют больше задач в течение рабочего дня, и мы должны убедиться, что все получают равную нагрузку, а также не вылазить за дедлайны и не упускать что-то, что может поставить под угрозу наш бизнес. По моему мнению, люди думают, что инструменты управления проектами в основном предназначены для крупных предприятий, однако, я думаю, что эти программы — спасители для небольших организаций, где существует разрыв между рабочей нагрузкой и количеством людей в организации.

Я бы сказал, что Асана отлично справляется на этом этапе, однако, я хотел бы иметь опции для работы с нетривиальными задачами, а не только с рутинными».

Джо ГОЛЬДШТЕЙН, директор по оптимизации и операциям компании Contractor Calls, также остановился на Асане:


«Асана — основа нашего процесса управления проектами. 80% нашей работы стандартизированы и могут управляться с помощью шаблонов. 20% — непредсказуемы, экспериментальны и не вписываются в простую структуру. Из 10+ систем управления проектами, которые мы попробовали, только Асана сбалансирована достаточно хорошо, чтобы эффективно управлять обоими видами проектов. В целом я думаю, что нашим сотрудникам легче оставаться мотивированными, когда их задачи ясны, сроки четко определены, есть больше возможностей для сотрудничества, и они могут видеть мои отзывы почти по каждой задаче, которую они выполняют».

Trello

Мультиязычный облачный сервис для управления проектами. Имеются синхронизированные приложения для планшетов и мобильных телефонов на платформах IOS и Android. Аналитика и функционал сервиса проще, чем у Асаны и тем более Битрикса, что скорее плюс, чем минус. Trello построен в виде досок kanban, по которым передвигается статус задачи. Из плюсов: удобный функционал, ничто не нагружает систему, а значит, программа не виснет. Удобная система фильтров и интеграция с Google Диск, Slack и Dropbox. Trello больше подходит небольшим коллективам. Из минусов слабая аналитика. Генеральный директор Museum Hack Таси ДУСКЕ: сделала положительный комментарий:


«Мы суперпользователи Trello и добились большого успеха в организации и управлении командными проектами с тех пор, как мы начали использовать платформу два года назад. До Trello наше управление проектами было не организовано, у нас были сотни документов и стикеров. С Trello вся наша информация находится в одном центральном месте и доступна для всех. По мере того как наша туристическая компания растет, мы можем делать больше, стать более продуктивными, и у каждого есть более четкое представление о том, где стоят проекты. Результат? В 2018 году мы заработали 2,7 млн долл. США, и Trello внесла основной вклад в этот рост».

Схожий комментарий от Яны РАЙЗЕР, руководителя студии интернет-маркетинга SLOVO:


«В коллективной работе отлично показал себя ресурс Trello. Все интуитивно понятно, удобные доски, правильный интерфейс. Юзабельность на высоком уровне. Помогает именно не проморгать дедлайн и четко понимать, чем занят сотрудник в конкретный момент времени. Удобно, что прямо в сервисе можно хранить необходимые для работы файлы. Есть приложение для мобильного. Сейчас проект вышел на монетизацию и стал платным, но, если у вас небольшая компания и не планируется создание большого количества досок — будет бесплатно!»

Другие программы

Среди множества других сервисов выделяется Jira, которая подойдет преимущественно крупным компаниям. Это действительно мощная система с множеством настроек и богатым функционалом. Неплох Basecamp, хотя кому-то он покажется слишком примитивным. В целом все вышеописанные программы — лишь инструмент, как Excel, Word или Блокнот. Для организации работы внутри команды достаточно простых систем, без баг-трекеров и прочих элементов, необходимых для разработчиков и других IT-специалистов.

Для каждой программы ее команда выкладывает в доступ функционал для платной и бесплатной версии, поэтому, если не хочется тестировать каждую программу, можно обойтись просмотром доступных фичей и видео с обзором софта. Ниже сравнительная таблица по нескольким параметрам. Наличие конкретных инструментов вроде канбан-досок или диаграммы Ганта легко узнать в техподдержке понравившихся программ.

  B24 Jira Asana Trello
Пробный период     +     + + +
Бесплатный тариф
+ - + +
Число интеграций с внешними
приложениями сервисами
~150 ~15 ~20 ~30
Доступные платформы Windows
Mac
Android
IOS
Web
Windows
Android
IOS
Web
Android
IOS
Web 
Windows
Mac
Android
IOS
Web 

Ни один сервис не идеален, даже внутри коллектива мнения могут кардинально разойтись. Перед принятием решения важно оценить общее удобство и достаточность функционала и не тратить много времени на поиск лучшего таск-менеджера, действительно хороших и так много.

Нашли ошибку в тексте? Выделите ее, и нажмите CTRL+ENTER
Оставить комментарий
Оставить комментарий
Сообщить об ошибке